Hoe kies je de juiste consolidatietool?

Waarom is Excel niet altijd de juiste oplossing voor je consolidatie? #

Excel is niet alleen foutgevoelig, het manuele werk vertraagt ook de maandafsluiting, ondermijnt het vertrouwen in de cijfers en zet de kwaliteit en snelheid van beslissingen onder druk. Bovendien groeien de risico's en de werklast mee wanneer je groep uitbreidt met extra entiteiten, valuta of intercompanystromen, met als gevolg:

• meer manuele controles;
• meer herwerking bij fouten;
• meer stress rond audit-, bank- en boarddeadlines.

Waarom is de juiste consolidatietool belangrijk? #

Een moderne consolidatie- en rapporteringstool maakt die verborgen kost zichtbaar én neemt ze weg via één centrale bron van waarheid, automatische intercompany-matching en -eliminaties, een duidelijke audit trail en transparantie, en scenario-analyses zonder volledige herwerking. Dat levert je niet alleen tijdswinst op, verhoogt ook de betrouwbaarheid van de data, de schaalbaarheid van het proces en geeft je scherpere inzichten voor betere sturing.

De juiste consolidatietool kiezen: drie vragen #

Bij de selectie van een consolidatietool is het essentieel om eerst een stap terug te zetten en drie fundamentele vragen te beantwoorden:

1. Wat is de consolidatiekring en hoe complex is de structuur? #

Niet elke consolidatiekring is even eenvoudig. Sommige groepen bestaan uit een beperkt aantal entiteiten met een stabiele structuur en 100%-participaties, terwijl andere groepen zich in een sterk dynamische context bevinden, bijvoorbeeld als gevolg van een Buy & Build-strategie. Ook aan- of verkoop in vreemde valuta, zowel binnen als buiten de Europese Unie, zorgt uiteraard voor extra complexiteit.

2. Hoe zit het financiële ecosysteem in elkaar? #

Een analyse van het (financiële) ecosysteem heeft onder andere tot doel na te gaan:

• In welke financiële pakketten de boekhouding van de verschillende entiteiten wordt bijgehouden.
• Welke managementrapportingstools eventueel al gebruikt worden.
• Of er andere (operationele) tools zijn die essentieel zijn voor een volledige rapportering.
• Etc.

Kortom: alles in kaart brengen wat nodig is om tot een sterke rapportering en consolidatie te komen.

3. Welke rapporteringsvereisten zijn er? #

Daarnaast is het belangrijk om zowel de huidige als toekomstige rapporteringsvereisten in kaart te brengen. Dit geldt zowel voor interne stakeholders (zoals directie en management) als voor externe partijen (zoals banken).

Aangezien de consolidatietool een integraal onderdeel vormt van het bredere financiële ecosysteem, moet deze oplossing niet alleen vandaag, maar ook op middellange termijn aansluiten bij de behoeften van de organisatie.

Op basis van deze drieledige analyse komen de unieke eigenschappen van de groep naar boven. Dat is de eerste stap om een geschikte oplossing te kiezen die jouw financiële ecosysteem versterkt.

Full consolidatie of light consolidatie? #

De tweede cruciale stap om tot een juiste consolidatietool te komen is om je doel in kaart te brengen. Wil je een 'full consolidatie' of is een zogenaamde 'light consolidatie' voldoende?

Een light consolidatie is een pragmatische aanpak gericht op managementrapportering en groepsinzicht: financiële data wordt samengebracht en intercompany-posities en -transacties worden geëlimineerd om een duidelijk zicht te krijgen op de geconsolideerde cijfers. Verdere consolidatieherwerkingen, zoals een systematische afschrijving van goodwill, worden bij een light consolidatie echter beperkt. Dit past bijvoorbeeld bij groepen zonder wettelijke consolidatieplicht die wél groeps-KPI's, snelle maand- of bankrapportering en een budget/forecast op groepsniveau nodig hebben, of bij groepen met beperkte complexiteit.

Een full consolidatie daarentegen gebeurt volledig conform de relevante consolidatieregels (bv. BE GAAP, IFRS of lokale vereisten) en omvat de volledige set aan consolidatieprincipes en -correcties, zoals participatie-eliminatie, consolidatieverschillen, non-controlling interest en de eliminatie van interne resultaten (bv. voorraadwinsten).

Afhankelijk van de specifieke situatie is het nodig om te bepalen welk type consolidatie nodig is. Op basis van deze vaststelling kan dan verder bekeken worden welk consolidatiepakket deze noden het best kan ondersteunen.

Hou ook bij de keuze voor managementrapportering rekening met toekomstige consolidaties #

Stel dat een groep nog in volle (financiële) professionalisering is en nog niet denkt aan consolidatie. In het kader van de verdere kwaliteitsverbetering van de rapportering wil men een uniforme structuur voor de balans en resultatenrekening uitrollen over de verschillende entiteiten. Om de boekhoudkundige data op één platform te verzamelen, wordt beslist een managementrapporteringspakket te implementeren.

Bij deze keuze is het aangewezen om al een stap verder te kijken. Het zou immers een gemiste kans zijn om alle boekhoudingen te koppelen aan een managementrapporteringstool, de rapporteringsstructuur uniform op te zetten, alle rekeningen te mappen om daarna vast te stellen dat er geen consolidatiemodule beschikbaar is binnen de tooling of dat deze niet aan de wensen voldoet.

Neem dit dus ook altijd in rekening bij de keuze voor een managementtool. Bij sommige pakketten kan je op een later tijdstip de consolidatiemodule aanschaffen, waardoor er in de tussentijd geen extra kost moet gedragen worden. In deze analyse kunnen eveneens andere zaken opgenomen worden, denk bijvoorbeeld aan cashflow(forecast), KPI-berekening, budgettering, enz.

Conclusie #

Het kiezen van de juiste consolidatietool vergt meer dan een technische vergelijking van tools. Alleen door je huidige processen en toekomstige vereisten grondig te analyseren, kan je een oplossing kiezen die schaalbaar is en optimaal aansluit bij jouw bredere financiële ecosysteem. Een doordachte keuze betaalt zich niet alleen terug in een vlotte implementatie, maar vooral in efficiënt gebruik, betrouwbare cijfers en blijvende inzichten voor het management.