De 3 grootste fouten in het consolidatieproces en hoe ze te vermijden

Waarom consolideren moeilijker is dan het lijkt #

Ondernemers die moeten consolideren, hebben het waarschijnlijk al meegemaakt: je staat op het punt de geconsolideerde jaarrekening af te ronden, maar de statutaire cijfers – met hun uiteenlopende waarderingsregels en onduidelijke intercompanyposities – blijven moeilijk te interpreteren en op elkaar af te stemmen.

Bij VGD merken we dat dit een veelvoorkomend probleem is. Dankzij onze ervaring als bedrijfsrevisor en expert in consolidaties zetten we bedrijven op weg naar overzicht, transparantie en een vlot consolidatieproces.

1. Foute of inconsistente eliminaties tussen groepsvennootschappen #

De identificatie van intercompanytransacties (ook wel interco’s genoemd) vormt regelmatig een knelpunt. Ze zijn namelijk niet altijd eenvoudig één-op-één terug te vinden in de boekhouding. Bovendien is het cruciaal om te verifiëren dat de geboekte bedragen aansluiten op de boekhouding van de tegenpartij.

We merken bij het begeleiden van een consolidatieproces dat bij de intercompany-eliminaties voornamelijk gedacht wordt aan de routine aan- en verkopen (inclusief openstaand saldo op de balans). De minder courante transacties worden daarentegen vaak vergeten, denk aan:

• Interco-marge op voorraad
• Verkopen materieel vaste activa binnen de groep
• Dienstverlening binnen de groep
• …

Daarnaast worden de interco-posities vaak geëlimineerd voor de bedragen die teruggevonden worden in de boekhouding, zonder na te gaan of deze overeenstemmen met de tegenpartij. Hierdoor creëer je verschillen in je consolidatie.

Hoe vermijd je deze fouten? #

• Leg interne afspraken vast in een (maandelijkse) closing procedure waarbij ook wordt voorzien in een periodieke afstemming van de intercompany transacties.
• Boek analytisch en geef een partner code mee bij alle intercompanytransacties.
• Maak gebruik van een juiste tool om de interco’s periodiek in kaart te brengen en eventuele verschillen te identificeren.

2. Onjuiste toepassing van consolidatiemethode #

Bij de opstart van de eerste consolidatie en bij latere wijzigingen in de participaties is het essentieel om na te gaan wat de juiste consolidatiemethode is voor de desbetreffende participatie. In de praktijk zien we soms dat een participatie van 80% ten onrechte slechts voor 80% in de consolidatie wordt opgenomen. Dit heeft als gevolg dat de activa, passiva en de geconsolideerde resultatenrekening ondergewaardeerd worden.

De mate van controle moet beoordeeld worden bij het bepalen van de consolidatiemethode. Stel jezelf dus altijd deze vragen:

• Wat is het aangehouden controlepercentage?
• Zijn er contractuele afspraken (bv. vetorechten, blokkeringsrechten)?
• Is er sprake van een gezamenlijke controle?
• Moeten er minderheidsbelangen uitgedrukt worden?

3. Foute waardering en harmonisatie van de lokale jaarrekeningen #

Is je groep internationaal, dan kunnen de lokale boekhoudprincipes van je dochteronderneming(en) afwijken van de waarderingsregels die op groepsniveau worden gebruikt. Bovendien is het mogelijk dat de lokale boekhoudprincipes niet toegelaten zijn volgens de Belgische Boekhoudnormen (BE GAAP).

Zo kunnen er lokale afwijkingen zijn met betrekking tot:

• On/off balance lease
• Principes voorraadwaardering
• Boekhoudkundige verwerking voorraadwijziging/waardevermindering voorraad
• …

Het is cruciaal om boekhoudprincipes te aligneren en eventuele afwijkingen via consolidatieboekingen te corrigeren. Om eventuele verschillen te identificeren, is het aan te raden om een group accounting manual op te stellen waarbij de waarderingsregels voor de consolidatie worden bepaald. Op die manier kunnen lokale finance verantwoordelijken of auditors de eventuele afwijkingen identificeren en zorgen voor een correcte verwerking i.f.v. de consolidatie.

Conclusie #

Een goede consolidatie gaat veel verder dan het samenbrengen van cijfers. Ze vraagt om consistentie, nauwgezette controles en een grondig inzicht in de onderliggende data. Door deze best practices toe te passen, verlaag je het risico op fouten en verhoog je het vertrouwen in je financiële rapportering.

Overweeg om gebruik te maken gespecialiseerde consolidatiesoftware op maat van de groep die automatische eliminaties, valutaomrekening en rapportering ondersteunt. Dat bespaart tijd en verhoogt de betrouwbaarheid.