Privacy Policy

Laatste update van deze privacy policy: 12/09/2025

Deze privacy policy beschrijft alleen onze gegevensverwerkingsactiviteiten als verwerkingsverantwoordelijke (nl. wanneer wij het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepalen).

In deze privacy policy leggen we uit hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, hoe en voor welke doeleinden we deze gegevens zullen verwerken en aan wie we uw persoonsgegevens kunnen doorgeven. Verder bevat deze privacy policy ook belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens en hoe u deze rechten kan uitoefenen. We raden u dan ook aan om deze privacy policy zorgvuldig door te nemen.

Wie zijn we en hoe kan je ons bereiken?  #

Verwijzingen naar “VGD”, “wij” of “ons” in deze privacy policy omvat de volgende entiteiten:

• De besloten vennootschap ‘VGD Accountants & Belastingconsulenten’, met zetel te 1780 Wemmel, Neerhoflaan 2, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Brussel, Nederlandstalige afdeling en met btw-nummer BE0875 430 542; en

• De besloten vennootschap ‘VGD Bedrijfsrevisoren’, met zetel te 1780 Wemmel, Neerhoflaan 2, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Brussel, Nederlandstalige afdeling en met btw-nummer BE0875.430.443;

• alle vennootschappen die overeenkomstig artikel 1:20 van het WVV te beschouwen zijn als met voormelde vennootschappen verbonden vennootschappen, en;

• alle vennootschappen waar VGD een participatie in heeft. (een volledige lijst is beschikbaar op eenvoudig verzoek of via onze website vgd.eu).

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?  #

VGD verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van de doeleinden waarvoor VGD deze gegevens verzamelt en gebruikt. Hieronder wordt per doeleinde van de verwerking opgesomd welke persoonsgegevens VGD verwerkt en op welke grondslag de verwerking steunt.

U bent niet verplicht uw persoonsgegevens over te maken aan VGD. Weet evenwel dat de weigering van het verstrekken van een aantal basisgegevens tot gevolg kan hebben wij in de onmogelijkheid verkeren bepaalde diensten te verlenen.

a) Wanneer u een cliënt bent (of een medewerker, klant of familielid van een cliënt)

In het kader van haar dienstverlening (voor een uitgebreid overzicht van onze dienstverlening verwijzen wij naar https://vgd.eu/diensten), kan VGD onderstaande persoonsgegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens zoals bv. naam en voornaam, burgerlijke staat, geboortedatum bedrijfsnaam, adres, hoedanigheid, e-mailadres, telefoonnummer, btw-nummer, nationaal nummer;

• Identificatienummers zoals bv. nummer van de elektronische identiteitskaart of van het paspoort, foto;

• gegevens over beroep en betrekking zoals bv. bedrijf waarvoor u werkt, uw functie;

• financiële gegevens zoals bv. identificatie- en bankrekeningnummers, bedragen die u heeft betaald en nog moet betalen, overzicht van betalingen;

• gevoelige gegevens zoals bv. lidmaatschap van een vakbond of een politieke organisatie;

• persoonlijke kenmerken, zoals bv. huwelijksstelsel, kinderen of andere personen ten laste, …

Wij kunnen deze persoonsgegevens verwerken om:

• onze contractuele verplichtingen na te komen. Wanneer u als individu onze cliënt bent, baseren wij deze verwerking  op de noodzaak voor de uitvoering van het contract dat wij met u hebben. Als u een werknemer, klant of familielid bent van onze cliënt, beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om het contract met onze cliënten te kunnen uitvoeren;

• te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, o.a. de verplichtingen in het kader van de antiwitwaswetgeving en inzake het bewaren van sociale, fiscale en boekhoudkundige documenten. VGD is bovendien gebonden aan de specifieke bepalingen en beroepscodes van het IBR en het ITAA;

• onze bedrijfsadministratie te doen (bv. facturering en relatiebeheer), waarbij we vertrouwen op onze gerechtvaardigde belangen om onze activiteiten op een verantwoorde en professionele manier te beheren;

• ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, waarbij we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang.

b) Wanneer u bij ons solliciteert

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verzameld en verwerkt met het oog op rekrutering van nieuwe werknemers, via onze jobs website: https://vgd.eu/jobs/werken

• identificatie- en contactgegevens (naam, foto, adres, e-mailadres, telefoonnummer);

• LinkedIn-profiel;

• aantal jaren werkervaring;

• informatie die u in uw cv (en sollicitatiebrief) heeft opgenomen;

• diploma’s;

• financiële gegevens;

• andere persoonsgegevens die u in uw aanvraag heeft opgenomen.

Wij kunnen deze persoonsgegevens verwerken om:

• uw sollicitatie te beoordelen, waarbij wij de verwerking baseren op de precontractuele fase bij de uitvoering van de overeenkomst (indien de rekrutering leidt tot een arbeids- of dienstenovereenkomst) en anderzijds in het gerechtvaardigd belang (indien de rekrutering niet leidt tot een arbeids- of dienstenovereenkomst).

• u in onze wervingsreserve te houden, waarvoor wij uw toestemming zullen vragen; en

• ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, waarbij we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang.

Het is voor VGD immers essentieel om een geschikte kandidaat voor een geschikte positie aan te werven. Wij benadrukken dat wij u enkel zullen contacteren in het kader van rekrutering indien wij ervan overtuigd zijn dat wij een eventuele, passende functie voor u in de aanbieding hebben.

c) Wanneer u bezoeker bent van onze website

In het kader van de toegang tot en het gebruik van onze website, kan VGD volgende persoonsgegevens verwerken:

• technische informatie in verband met het apparaat dat u gebruikt (bv. uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem); en

• informatie over uw surfgedrag (bv. welke pagina’s u bezoekt en hoe vaak u een pagina bezoekt, hoe lang u surft op welke links u klikt, enz.).

Wij kunnen deze persoonsgegevens verwerken om:

• de inhoud van en de ervaring op de website te optimaliseren, waarbij we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang om onze bezoekers een vlot toegankelijke, begrijpelijke, adequate, volledige en relevante website te bieden; en

• malware, illegale inhoud en gedrag en andere vormen van misbruik op te sporen en te voorkomen, waarbij we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang om onze online aanwezigheid veilig te houden.

Voor analytische cookies (Google Analytics) en marketingcookies/pixels (Meta en LinkedIn) is onze rechtsgrond uw voorafgaande toestemming via de cookiebanner; zonder toestemming worden deze cookies niet geplaatst. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of wijzigen via de Cookie-instellingen.

Wanneer u toestemming geeft, kunnen gebruiksgegevens worden gedeeld met Google, Meta en LinkedIn (met mogelijke doorgifte buiten de EER); in dat geval voorzien wij passende waarborgen (zoals het EU-US Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen).

Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website kan u terugvinden in onze cookie policy.

d) Wanneer u ontvanger bent van onze online nieuwsbrief of folder 

Bij het versturen van nieuwsbrieven en folders (elektronisch of per post) kunnen wij onderstaande persoonsgegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens (naam, functie, adres, e-mailadres);

• interesses of toekomstperspectieven.

Wij kunnen deze persoonsgegevens verwerken om onze nieuwbrieven en folders te personaliseren en u op de hoogte te brengen van voor uw onderneming relevante en interessante informatie. Dit betekent dat wij u informatie opsturen waarvan wij denken dat u dit interessant kan vinden en/of de informatie u kan helpen bij de zoektocht naar een geschikte kandidaat of werkgever. Meer specifiek kan dit gaan over promoties, aanbiedingen, netwerk- en klantenevenementen, rapporten, vacatures, enz.

Voor het versturen van onze nieuwsbrieven of folders via elektronische weg, zullen wij steeds om uw voorafgaande toestemming vragen, tenzij u een bestaande cliënt bent die wij op de hoogte willen houden van onze (gelijkaardige) diensten. Weet dat u op elk moment de mogelijkheid heeft om u af te melden voor onze nieuwsbrief. Dit kan u doen door een e-mail te sturen naar privacy.be@vgd.eu of via de opt-out link opgenomen in onze marketing e-mails. Dergelijke intrekking heeft geen invloed op de verwerking van persoonsgegevens voorafgaand aan de intrekking of op basis van een andere rechtsgrond.

Voor het versturen van onze nieuwsbrief of folder per post, baseren wij ons op gerechtvaardigd belang om onze cliënten informatie te bezorgen die voor hen interessant kan zijn.

e) Wanneer u contact met ons opneemt (via telefoon, e-mail, website, sociale media of anderszins)

 
VGD kan onderstaande persoonsgegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer);

• informatie over beroep en betrekking (bedrijf waarvoor u werkt, functie);

• inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie (met wie u correspondeert, datum en tijd, enz.); en

• andere persoonsgegevens die u ons verstrekt.

Wij kunnen deze persoonsgegevens verwerken om de communicatie tussen u en ons mogelijk te maken, waarbij we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang om te kunnen reageren op uw verzoeken, vragen of opmerkingen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?   #

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt.

Meer specifiek gelden volgende bewaartermijnen:

• Persoonsgegevens vereist voor de uitvoering en opvolging van een contractuele relatie zullen worden bijgehouden gedurende de gehele duurtijd van die relatie en 10 jaar na de beëindiging ervan of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

• Persoonsgegevens vereist voor de naleving van toepasselijke wetgeving, zoals onder meer boekhoudwetgeving, witwaswetgeving, fiscale wetgeving en sociale wetgeving, zullen worden bijgehouden voor de duurtijd bepaald in deze wetgeving.

• Persoonsgegevens opgenomen in boekhoud-, financiële, fiscale, BTW-, of andere officiële documenten zullen worden bijgehouden zolang als deze documenten wettelijk moeten worden bijgehouden.

• Persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van een klacht of geschil, bewaren wij zolang als nodig voor de behartiging van onze belangen en minstens tot 2 jaar na de definitieve beslechting van het geschil.

• Persoonsgegevens die wij in het kader van uw sollicitatieprocedure ontvangen, bewaren wij gedurende deze procedure, en, indien u ermee instemt, nemen wij uw persoonsgegevens op in onze wervingsreserve gedurende 5 jaar na ontvangst van uw persoonsgegevens.

• Persoonsgegevens gebruikt voor het versturen van onze nieuwbrieven of folders zullen worden bijgehouden zolang u ingeschreven blijft op onze adressenlijst of zolang u onze cliënt blijft.

• Alle persoonsgegevens die wij via onze interacties met u verzamelen via de website, sociale media, telefoon, e-mail en andere (digitale) communicatiekanalen worden bewaard zolang als nodig is om met u te communiceren, en gedurende 3 jaar nadien om een historisch archief van onze communicatie te kunnen bijhouden. Dit stelt ons in staat om terug te keren naar eerdere communicatie als u bij ons terugkomt met nieuwe vragen, verzoeken, opmerkingen of andere input.

• Voor de bewaartermijn van de gegevens van bezoekers van onze website verwijzen wij naar onze cookie policy. 

Meer informatie over de bewaartermijn van persoonsgegevens is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

Welke rechten heeft u in verband met uw persoonsgegevens?  #

Als betrokkene wiens persoonsgegevens worden verwerkt, beschikt u over een aantal rechten met betrekking tot de verwerkingen die door ons worden verricht.

Binnen de grenzen gedefinieerd in de artikelen 15 t.e.m. 22 van de AVG, beschikt u over volgende rechten:

• Recht op inzage: U heeft het recht om van ons bevestiging te ontvangen of we uw persoonsgegevens verwerken en, indien dit het geval is, inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en hoe en waarom ze verwerkt worden, alsook een kopie te ontvangen van die gegevens.

• Recht op verbetering: u heeft het recht om een verbetering te verkrijgen van uw persoonsgegevens of om te vragen dat wij uw persoonsgegevens vervolledigen wanneer u merkt dat wij onjuiste of onvolledige gegevens van u verwerken.

• Recht op wissing (‘recht om vergeten te worden’): Behoudens onze wettelijke verplichtingen in het kader van de antiwitwaswetgeving en onze wettelijke bewaringsverplichtingen, heeft u in bepaalde specifieke gevallen het recht om gegevensverwijdering te verkrijgen.

• Recht op beperking: Behoudens onze wettelijke verplichtingen in het kader van de antiwitwaswetgeving en onze wettelijke bewaringsverplichtingen, heeft u het recht om in bepaalde specifieke gevallen de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken.

• Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen.

• Recht van bezwaar: U heeft het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.

• Recht van bezwaar tegen direct marketing: U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden. Dit recht is absoluut; wij zullen hier dan ook steeds gevolg aan geven.

• Rechten inzake geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering: De verwerking van persoonsgegevens door VGD gebeurt niet op basis van uitsluitend geautomatiseerde beslissingen, met andere woorden niet zonder enige menselijke tussenkomst. VGD doet evenmin aan profilering.

U kan bovenstaande rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy.be@vgd.eu, of in geval van het recht van bezwaar tegen direct marketing ook via de opt-out link opgenomen in onze marketing e-mails.

De uitoefening van deze rechten is in beginsel gratis. Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.

Wij trachten steeds zo snel mogelijk te antwoorden op uw verzoeken of vragen. Het is mogelijk dat wij u eerst om een identiteitsbewijs vragen om uw identiteit te controleren.

Delen van persoonsgegevens  #

Overeenkomstig de hierboven omschreven doeleinden en indien nodig, kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan onderstaande personen:

• Binnen onze groep van ondernemingen;

• Met onze dienstverleners (‘verwerkers’ of ‘subverwerkers’):

• IT-dienstverleners die instaan voor onze IT-infrastructuur (bv. het voorzien en beheer van onze beveiligingsproviders, analysedienstverleners, hostingproviders, enz.);

• Aanbieders van onze e-boekhoudsoftware en bijhorend portaal;

• Andere softwareleveranciers die VGD inschakelt voor het uitvoeren van haar dienstverlening;

• Met externe personen die VGD inschakelt voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, advocaat, enz.);

• Met derden die betrokken zijn bij een gedeeltelijke of gehele reorganisatie of een overdracht van de activiteiten van de onderneming en de vertrouwelijke onderhandelingen voorafgaandelijk aan die overdracht.

In ieder geval worden uw persoonsgegevens alleen gedeeld met verwerkers, subverwerkers, werknemers en andere derden op een "need-to-know" basis, beperkt tot de mate die nodig is om hun diensten aan ons uit te voeren en wij zullen passende waarborgen implementeren om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens te waarborgen.

Indien VGD-verwerkers of subverwerkers inschakelt, zullen zij altijd handelen onder de verantwoordelijkheid van VGD en dit zal gebeuren in overeenstemming met een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de vereisten van de GDPR. Wij eisen van al onze verwerkers of subverwerkers dat zij passende technische en organisatorische (inclusief beveiligings-) maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met ons beleid.

Op verzoek zullen wij u zo spoedig mogelijk na uw verzoek laten weten met welke derden uw persoonsgegevens zijn gedeeld door u een meer gedetailleerde lijst te bezorgen.

Behalve bovenstaande gevallen, kunnen wij uw persoonsgegevens ook bekendmaken indien dit wettelijk vereist is, of indien wij te goeder trouw vaststellen dat een dergelijke bekendmaking vereist is om te voldoen aan een lopend gerechtelijk onderzoek, een gerechtelijk bevel of een rechtszaak en/of om onze rechten te vrijwaren.

Internationale doorgiften  #

In beginsel geven wij uw persoonsgegevens niet door aan derde landen die zich buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) bevinden. Het is echter mogelijk dat we via onze verwerkers of subverwerkers uw persoonsgegevens wel doorgeven aan landen buiten de EER. In dat geval zullen wij voldoende waarborgen nemen om uw persoonsgegevens bij de doorgifte te beschermen (bijvoorbeeld door het afsluiten van een overeenkomst op basis van modelcontractbepalingen zoals opgesteld door de Europese Commissie).

Meer informatie over de specifieke mechanismen die door ons worden gebruikt bij de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

Veiligheid en vertrouwelijkheid  #

Wij nemen de nodige administratieve, juridische, technische en organisatorische maatregelen om een veiligheidsniveau te waarborgen dat past bij de specifieke risico's die we hebben geïdentificeerd. Wij beschermen uw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.

Verder proberen we er steeds voor te zorgen dat we uw persoonsgegevens accuraat en up-to-date houden. Wij verzoeken u daarom vriendelijk om ons op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een wijziging van uw contactgegevens).

Meer informatie over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen, is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

Aansprakelijkheid  #

Indien VGD uw persoonsgegevens rechtmatig aan een derde (andere dan een verwerker of subverwerker) heeft bezorgd, is VGD niet aansprakelijk voor onrechtmatige verwerking of onrechtmatig gebruik door die derde.

In geen enkele omstandigheid aanvaardt VGD verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor directe of indirecte schade als gevolg van fout of onwettelijk gebruik van persoonsgegevens door een derde (die geen verwerker of subverwerker is). VGD is evenmin aansprakelijk indien derden uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of gebruiken en VGD passende technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen om dergelijke onrechtmatige verwerking of gebruik tegen te gaan.

VGD is in elk geval enkel aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door het verwerken van persoonsgegevens indien zij niet voldeed aan de specifieke verplichtingen van de AVG. VGD zal in geen enkel geval aansprakelijk zijn voor enige bijzondere, incidentele, indirecte of gevolgschade of -verliezen.

Deze beperkingen zijn eveneens van toepassing op alle aanspraken die gericht zouden worden tegen alle personen zoals VGD haar aandeelhouders, bestuurders, onderaannemers, zelfstandige dienstverleners, werknemers en/of andere aangestelden, inclusief op eventuele buitencontractuele vorderingen tegen deze personen ter vergoeding van schade die het gevolg is van een contractuele wanprestatie van deze personen.

Klachten  #

Indien u meent dat uw rechten als betrokkene worden geschaad door of bij de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mail:  contact@apd-gba.be, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35), onverminderd elke andere mogelijkheid tot het aantekenen van een administratief beroep of het instellen van een voorziening in rechte.

Wij zouden echter graag de kans krijgen om uw bezorgdheden op te lossen voordat u zich tot de Gegevensbeschermingsautoriteit wendt. Wij verzoeken u dan ook vriendelijk om in eerste instantie contact met ons op te nemen.

Wijzigingen  #

VGD behoudt zich het recht voor onderhavige policy te wijzigen. De datum van de meest recente versie wordt getoond bovenaan deze privacy policy. Bekijk deze privacy policy regelmatig om op de hoogte te blijven van wijzigingen die erop van toepassing zijn. Indien aanpassingen worden doorgevoerd, nemen wij alle redelijke maatregelen (website, e-mail,…) om u op de hoogte te stellen, voordat de wijzigingen van kracht worden.

Gewijzigde versies van deze privacyverklaring treden in werking zeven (7) dagen na publicatie ervan op onze website en/of na elke andere vorm van bekendmaking en zullen, indien noodzakelijk, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd, tenzij zulke wijzigingen noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke vereiste. In dit laatste geval zullen zulke wijzigingen onmiddellijk in werking treden.

Contact   #

Indien u vragen of bedenkingen zou hebben omtrent deze privacy policy of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via privacy.be@vgd.eu.