Budgetteren als ondernemer: hoe maak je van cijfers een stuurinstrument?

Volg ons gratis webinar  #

Meer weten over hoe je vlot(ter) een budget opstelt? Schrijf je dan in voor ons gratis webinar. Onze experten geven er een praktisch stappenplan, tonen hoe AI je kan helpen en geven je nuttige tips. Schrijf je hier in.

Waarom is een doordacht budget essentieel?  #

Sommige ondernemers associëren een budget nog altijd met cijfers, tabellen en financiële rapportering om op het einde van het jaar de boekhoudkundige cijfers mee te vergelijken. In werkelijkheid vervult een budget een veel bredere rol binnen je onderneming. Het helpt je niet alleen om inkomsten en uitgaven te plannen, maar vooral om strategische keuzes te vertalen naar concrete doelstellingen en de uitvoering ervan van dichtbij op te volgen.

Een budget speelt bovendien een belangrijke rol als opvolgingsinstrument binnen je onderneming. Door doorheen het jaar je werkelijke resultaten te vergelijken met je oorspronkelijke verwachtingen, krijg je inzicht in wat goed loopt en waar bijsturing nodig is. Op die manier kun je ook concrete acties koppelen aan je budget: verdwijnt bijvoorbeeld een grote klant, dan weet je dat je daarop moet inzetten.

Hoe stel je vlot een budget op?  #

Bij het opstellen van een budget moet je met enkele zaken rekening houden:

• In de eerste plaats is er de timing. Een budget opstellen begint bij grote ondernemingen vaak tijdens de zomermaanden. Voor kmo’s, die klassiek een kortere doorlooptijd hebben, is dit eerder in het najaar.

• Ten tweede moet ook bekeken worden wie betrokken wordt. Opnieuw verschilt dit tussen grote ondernemingen en kmo’s. Bij grote ondernemingen worden vaak verschillende afdelingen zoals Marketing of IT bevraagd. Ook bij kmo's is het belangrijk om de juiste stakeholders te betrekken: dat geeft je meer inzicht in de reële kost van acties en zorgt ervoor dat je stakeholders mee het budget bewaken.

• Als laatste moet je ook rekening houden met de scope. Een goed budget slaat een strategische balans tussen diepgang en overzicht. Bekijk dus welke posten voor jou belangrijk zijn, waarin je bv. wil gaan investeren, welke zaken je eerder generiek kan houden en hoeveel inkomsten je verwacht te behalen. Bekijk daarnaast ook welke periode je budget beslaat en of dat al dan niet gelijk loopt met je boekjaar.

Welke methodes zijn er om een budget op te stellen?  #

Een budget opstellen kan op verschillende methodes, afhankelijk van je doelen, hoe geavanceerd je rapportage is, enz. In de praktijk zien we dat er tijdens een budgetopmaak drie grote budgetteringsmethoden gebruikt worden:

• Historisch gebaseerde budgettering vertrekt vanuit de vorige jaarcijfers en corrigeert voor inflatie, indexatie of groei. Dit is vooral voordelig als je snel een budget wil opstellen en in een stabiele omgeving onderneemt, met weinig schommelingen over de jaren heen.

• Zero-based budgettering werkt omgekeerd: in plaats van te vertrekken vanuit resultaten uit het verleden, bekijk je wat je in de toekomst nodig hebt. Dat is tijdrovender, maar verhoogt de betrokkenheid van je teams en legt een sterke focus op de waarde van elke operationele beslissing.

• Activity-based budgettering vraagt veel meer inzicht in je processen en een sterkere basis aan data, maar is ook een van de meest accurate. Het vertrekt vanuit operationele volumes en activiteiten om aldus een voorspelling te maken die rekening houdt met verschillende variabelen. Daarvoor heb je even wel een helder kostenmodel nodig.

Hoe volg je een budget beter op?  #

Veel ondernemers maken een budget op, maar steken het daarna in de lade. Dat terwijl het periodiek opvolgen van een budget tijdens het jaar er net voor zorgt dat je de juiste keuzes kan maken om je doelen te behalen.

Een budget opvolgen is dan ook een kwestie van het vergelijken van je actuele cijfers met de prognose uit je budget, al dan niet gecombineerd met een bijsturing via rolling forecast. Dat gaat uiteraard een stuk vlotter met de juiste automatisaties en rapporteringstools. Actuele data die volgens de juiste processen doorstroomt in je rapporteringstool zorgt ervoor dat een tussentijdse opvolging van je budget vlotter en correcter verloopt.