Zo geef je fiscaalvriendelijk een geschenk aan je medewerkers

Voordelig cadeaus geven aan medewerkers: algemene regels  #

Geschenken aan medewerkers worden over het algemeen beschouwd als een belastbaar voordeel van alle aard, wat betekent dat ze voor je medewerker onderworpen zijn aan belastingen. Als deze geschenken “gering” zijn, dan kun je ze echter geven zonder deze fiscale druk (in dit geval: het sociaal voordeel). Een vuistregel is € 40, al kan daar afhankelijk van de feitelijke omstandigheden van afgeweken worden. Let wel: als het geschenk niet gezien wordt als “gering”, dan wordt je medewerker belast op het gehele bedrag en niet enkel het bedrag boven € 40.

Er kunnen meerdere geschenken gegeven worden, maar moet wel altijd verbonden zijn aan een bijzondere gebeurtenis. Denk daarbij aan grote levensgebeurtenissen zoals geboortes, adopties of huwelijken.

Wat is de specifieke regel voor eindejaarsgeschenken? #

Voor speciale gelegenheden zoals Kerstmis of Sinterklaas kan je nóg voordeliger cadeaus geven, omdat je als werkgever onder bepaalde voorwaarden zelfs de gemaakte kosten kan aftrekken. Veel ondernemers doen dat standaard ter gelegenheid van eindejaarsfeesten zoals Kerstmis, Nieuwjaar of Sinterklaas.

Ook hier zijn voorwaarden aan verbonden. Ten eerste mag de totale waardemaximaal € 40 (excl. btw) per medewerker bedragen. Voor één speciale gelegenheid per jaar (zoals Sinterklaas of een gelijkwaardig feest) kan je voor elke medewerker € 40 meer uitgeven per kind ten laste. Met andere woorden: je kan elk kind ten laste een cadeau van maximaal € 40 geven. Dat is niet verplicht: het is vooral belangrijk dat je hetzelfde systeem hanteert voor elke medewerker. Bovendien mag je het bedrag verspreiden over verschillende feestdagen: bijvoorbeeld € 15 voor Nieuwjaar en € 25 voor Sinterklaas. Deze geschenken zijn ook nog eens vrijgesteld van RSZ. Overschrijd je het totale bedrag, dan zal de aftrek geweigerd worden voor het geheel en dus ook voor het gedeelte dat wel binnen deze € 40-grens valt.

Pensioensgeschenken: zo zit het fiscaal #

Wil je een medewerker die op pensioen gaat bedanken voor hun jarenlange dienst met een geschenk? Ook dat kan fiscaalvriendelijk. Meer nog: deze zijn eveneens aftrekbaar als beroepskost. Hier geldt eveneens de voorwaarde dat je hetzelfde systeem hanteert voor elke medewerker. Het maximale bedrag om te kunnen genieten van de aftrekbaarheid is daarbij € 40 per volledig dienstjaar dat de medewerker bij je in dienst is tot op het ogenblik van zijn of haar (brug)pensioen, met een minimum van € 120. Ook deze geschenken zijn vrijgesteld van RSZ en worden niet belast als voordeel alle aard.

Wat voor cadeaus kan je aan je medewerkers geven?  #

Je bent zo goed als vrij om een cadeau te kiezen, zolang de waarde onder het grensbedrag valt. Je kan dus geschenken in natura geven, zoals chocolade of cinematickets, maar ook het bedrag via overschrijving storten of via een geschenkcheque. Vermeld bij een overschrijving wel steeds op de loonbrief van je medewerkers het bedrag en dat het om een geschenk gaat.