Je medewerkers zorgeloos laten reizen met hun bedrijfswagen doe je zo

Dubbele communicatie: betrek je partners en collega's #

Of je nu je eigen wagenpark hebt, of met een leasingpartner samenwerkt, het is essentieel om duidelijk te weten welke regels en voorwaarden er zijn. Als je je eigen wagens aankoopt, dan vraag je best aan de verzekering welke regels er gelden in het buitenland en welke dekking er is. Werk je samen met een leasingpartner, dan kun je voor de verschillende dekkingen bij hen terecht.

Stem daar ook je Car Policy op af. Het is immers niet logisch om bijvoorbeeld het gebruik van een bedrijfswagen buiten Europa toe te staan, als de verzekering dat niet dekt. Maak in je Car Policy ook duidelijk waar je medewerkers terechtkunnen bij incidenten in het buitenland, of als ze verdere vragen hebben.  Zo voorkom je dat medewerkers jou bellen wanneer ze langs de weg staan.

Laden of tanken in het buitenland  #

Bekijk zeker ook nog eens de regels rond het gebruik van de tank- of laadkaart in het buitenland. Maak daar ook afspraken over met je medewerkers. Een tankkaart kan je beperken tot het Belgisch grondgebied, maar met een laadpas kan dit niet. Spreek dus duidelijk af met medewerkers die een plug-in hybride of elektrische wagen hebben hoe de verrekening van de laadkosten in het buitenland gebeurt. Vermeld ook welke praktische regelingen er moeten getroffen worden voor vertrek, zodat je medewerkers bv. tijdig een extra laadpas kunnen aanvragen om te laden in het buitenland.

Wanneer je een partner kiest voor je laadinfrastructuur, kies je best één met een applicatie voor je medewerkers die de laadinfrastructuur en de kostprijs in kaart brengt. Verwijs dan ook zeker daarnaar, zodat je medewerkers bij een verrekening achteraf niet voor onverwachte kosten komen te staan.

Elektrische (om)schakeling #

Ben je volop in de overgang naar een elektrisch wagenpark of is je wagenpark al 100% elektrisch? Als je medewerkers met hun bedrijfswagen op reis willen, dan zorgt die omschakeling voor veel extra planning. Niet alleen neemt het laden meer tijd in beslag dan gewoon tanken, er zijn ook niet overal laadpalen ter beschikking.

Hier is een laadpartner met een goede applicatie, zoals hierboven vermeld, van goudwaarde. Wat in de praktijk soms ook gebeurt, is dat medewerkers de mogelijkheid krijgen om hun bedrijfswagen (tijdelijk) in te ruilen voor een andere wagen om op reis te gaan. Dit laatste zorgt echter voor een enorme administratieve en praktische rompslomp denk maar aan: aanpassing van bestuurder voor de verzekering, wie is verantwoordelijk als er schade is, enzovoort.

De neuzen in dezelfde richting #

Cruciaal om je medewerkers vlot te laten reizen met hun bedrijfswagen is dat je de regels dus goed weet én communiceert. Zorg voor voldoende praktische handvaten, zoals bv. een FAQ, waarin de belangrijkste vragen van je medewerkers beantwoord worden. Heb je hulp nodig bij het professionaliseren van je wagenbeleid, de omschakeling naar een elektrisch wagenpark of gewoon nood aan stevig HR-advies? Maak eens een afspraak met onze HR-experten!