E-facturatie en Peppol: wat moeten ondernemers doen?

Wat is e-facturatie? #

E-facturatie staat voor elektronische facturatie. Concreet betekent dit dat de aankoop- en verkoopfacturen elektronisch opgemaakt, verzonden en ontvangen worden. Dit is op vandaag onder meer het geval voor een PDF die via mail wordt verzonden. Vanaf 1 januari 2026 zal niet alle facturatie die elektronisch wordt opgemaakt en verzonden automatisch nog als e-facturatie kunnen worden aangemerkt. E-facturatie omvat dan de B2B-facturatie die onder het juiste bestandsformaat (volgens het UBL-schema, waarbij UBL staat voor Universal Business Language) opgemaakt en verzonden moet worden vanuit jouw facturatiepakket. Omdat ze in een specifiek bestandsformaat staat, kunnen je facturen 1 op 1 - zonder risico op translatiefouten - uitgelezen worden door bijvoorbeeld het boekhoudpakket van de ontvanger.

Wat is de rol van Peppol in dit verhaal? #

Peppol (Pan-European Public Procurement On-line) is het netwerk dat gebruikt wordt om deze facturen te verzenden en ontvangen. Het is een beveiligd netwerk dat dient om ondernemingen in Europa (en enkele landen daarbuiten zoals Canada of Japan) digitaal facturen te laten verzenden of ontvangen. Je moet je onderneming (laten) registreren op het Peppolnetwerk om er gebruik van te kunnen maken. Om die registratie te voltooien en e-facturen te versturen en ontvangen, moet je gebruikmaken van een ‘access point’, veelal een facturatie- of boekhoudprogramma.

Voor wie is e-facturatie verplicht? #

Alle Belgische ondernemingen met een BTW-nummer zullen vanaf 1 januari 2026 verplicht gebruik moeten maken van e-facturatie als de onderneming, op grond van de btw-wetgeving, de verplichting heeft om een factuur op te maken/uit te reiken aan de medecontractant (B2B) met betrekking tot de verrichte handeling in België.

Hoe moet ik mijn onderneming voorbereiden? #

Afhankelijk van je onderneming, je facturatie- en boekhoudingsprocessen zijn er verschillende oplossingen mogelijk. Dankzij onze jarenlange kennis op vlak van digitalisering en automatisering, kunnen onze experten een oplossing op maat van elke onderneming uitwerken. Bijvoorbeeld:

1. Je stuurt en ontvangt facturen als bijlage in een e-mail. 

Heb je nog geen boekhoud- of facturatiepakket, maar maak je je facturen in een document dat je dan per mail verstuurt? Geen probleem: hoe simpel of ingewikkeld je verkoop- of aankoopflow ook is, VGD heeft een oplossing die zorgt dat je Peppol-compliant bent.

2. Je hebt een eigen facturatiepakket en je boekhouding wordt extern gedaan. 

Gebruik je software of een tool om (automatisch) je facturen op te stellen en wordt je boekhouding extern gedaan? Ook daarvoor hebben we een oplossing die werkt met jouw facturatiepakket.

3. Je hebt een eigen ERP-systeem. 

Heb je een eigen ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) voor je volledige facturatie, boekhouding en meer? Onze experten voorzien een oplossing op maat die niet alleen werkt binnen je ERP-systeem, maar ook nog eens je processen volgt of zelfs verbetert.

Wil je meer weten over hoe jouw onderneming kan voldoen aan de e-facturatieplicht? Ontdek alles wat je moet weten en hoe wij je kunnen helpen via Peppol en e-facturatie.

Heb je de oplossing voor jouw onderneming niet gevonden en heb je nog vragen? Neem contact op met één van onze experten en we zorgen dat het in orde komt.