Wat als je klant of leverancier nog niet klaar is voor Peppol?

Wat moet ik doen als mijn klant niet aangesloten is op Peppol?  #

Ter herinnering: de Peppol-plicht geldt enkel tussen btw-plichtige ondernemingen. Voor B2C-transacties moet je geen factuur via Peppol kunnen versturen naar je klant.

Als je klant nog niet klaar is om Peppol-facturen te ontvangen, mag je (tijdelijk) je factuur op een andere manier aan de klant bezorgen. Die factuur is rechtsgeldig en je voldoet hiermee aan je eigen wettelijke facturatieverplichting voor btw-doeleinden (ook wel de Peppol-plicht genoemd), ook al respecteer je de vormvoorwaarden niet.

Vanuit het oogpunt van de btw-wetgeving is er sprake van een inbreuk. Die inbreuk ligt niet bij jou, maar bij je klant. De ontvanger (in dit geval je klant) is namelijk verplicht om vanaf 1 januari 2026 e-facturen via Peppol te kunnen ontvangen en loopt bijgevolg het risico om gesanctioneerd te worden. In dit geval worden de specifieke technische voorschriften/middelen niet gerespecteerd (artikel 13 ter, KB nr. 1), omdat je klant niet beschikt over de vereiste software om de factuur in het juiste formaat te kunnen ontvangen.

Wat kan je nu zelf doen? We raden aan om bewijzen te verzamelen dat je je klant voldoende hebt geïnformeerd over de Peppol-plicht en hem of haar expliciet gevraagd hebt om zich aan te sluiten. Dat kan praktisch door een clausule te vermelden op je factuur, waarin je de ontvanger aanspoort om te voldoen aan de verplichtingen, samen met een verwijzing naar de mogelijke sancties die hij of zij kan oplopen.

Wat moet ik doen als mijn leverancier niet aangesloten is op Peppol?  #

Als je leverancier nog niet klaar is om Peppol-facturen te verzenden en dus zijn factuur op een andere manier aan jou bezorgt, heb je in principe het recht om deze factuur te weigeren. Bedrijfsmatig is dit echter niet altijd vanzelfsprekend: wanneer aankopen kaderen in cruciale processen, kan het weigeren van facturen leiden tot operationele problemen.

De leverancier loopt in dit geval het risico om gesanctioneerd te worden. Ook hier is er, vanuit het oogpunt van de btw-wetgeving, sprake van een inbreuk tegen de vorm van de factuur, aangezien de leverancier sinds 1 januari 2026 verplicht is e-facturen via Peppol te kunnen verzenden.

Dit heeft geen gevolg voor jouw recht op aftrek van btw. De administratie zal naar aanleiding van een btw-controle het recht op aftrek niet weigeren op basis van een factuur die is uitgereikt op alternatieve wijze.

Voor de aftrekbaarheid van de kosten voor directe belastingen vereist de wetgeving dat de kosten gemaakt moeten zijn om inkomsten te verkrijgen of te behouden. Ook hier vormt het feit dat de factuur niet via Peppol verstuurd is geen probleem. Essentieel is namelijk dat de ‘echtheid en het bedrag’ wordt verantwoord met bewijsstukken, wat in de meeste gevallen neerkomt op een factuur. Het wetboek vereist daarvoor geen elektronische factuur ontvangen via Peppol.

Om de aftrekbaarheid niet in gevaar te brengen, raden we altijd aan om een voldoende gedetailleerde factuur te vragen als de ontvangen factuur te vaag is, ongeacht of deze verzonden is via Peppol of niet. Zorg er ook steeds voor dat de (echtheid en waarachtigheid van de) geleverde diensten of goederen kunnen worden aangetoond aan de hand van overeenkomsten, contracten, e-mailverkeer, offertes, … Ook voor btw-doeleinden heeft de belastingplichtige de verplichting om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur te waarborgen. Iedere factuur dient een werkelijke handeling voor te stellen met de juiste afdracht van btw.

Op basis van de huidig beschikbare informatie zal de btw-administratie de belastingplichtige een redelijke termijn (eerste drie maanden 2026) geven om zich in regel te stellen, in principe, zonder boetes op te leggen in zoverre de belastingplichtige kan aantonen dat de aanmelding of overgang door omstandigheden niet is gelukt (en deze steeds ter goeder trouw heeft gehandeld).

Hoe klaar zijn ondernemers voor Peppol?