Peppol is voor veel Vlaamse ondernemers nog onduidelijk

Wat is e-invoicing? #

E-invoicing of e-facturatie is het versturen van een digitale factuur. Veel ondernemers zien een pdf-factuur versturen via e-mail als e-facturatie, maar dat is vanaf 1 januari 2026 niet voldoende. E-facturatie via Peppol is specifiek wanneer een XML-bestand, gecodeerd volgens het UBL-formaat, verstuurd wordt via Peppol. Die normen zijn cruciaal om te garanderen dat de factuur correct toekomt en de informatie correct gelezen kan worden door de ontvanger.

Wat is Peppol? #

Peppol is een netwerk dat ondernemers in staat stelt om elektronische facturen veilig te versturen en ontvangen. Je moet het eigenlijk zien als een postbode die op basis van het btw-nummer van een onderneming automatisch weet waar hij de factuur moet brengen. Tenminste: als die onderneming ook aangesloten is op Peppol.

Peppol en e-invoicing zijn nog niet in alle wereldlanden uitgerold, maar elke EU-land heeft er toegang toe. In sommige landen, zoals Frankrijk en Duitsland, is e-invoicing ook al langer verplicht. Ook landen zoals Japan, Canada of Australië zetten al (sterk) in op e-invoicing.

Voor wie is Peppol verplicht?  #

Peppol is verplicht voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Voor ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten, zoals bijvoorbeeld bij vrije beroepers zoals artsen vaak het geval is, vallen niet onder deze verplichting. Voor deze ondernemingen kan het wel interessant zijn om zich vrijwillig aan te melden op het Peppol netwerk om toch van de voordelen te kunnen genieten.

Is Peppol ook verplicht voor aankoopfacturen? #

Wat daarbij vaak over het hoofd gezien wordt, is dat Peppol ook aan aankoopzijde geldt. Ook als je als btw-plichtige enkel aan particulieren verkoopt, moet je op Peppol aangesloten zijn. Je koopt namelijk je stock, grondstoffen, etc. aan bij een andere Belgische onderneming en die zal de factuur via Peppol versturen.

Hoe sluit je je aan op Peppol?  #

Aansluiten op Peppol is afhankelijk van jouw onderneming en de complexiteit van je facturatieproces. Voor de meeste ondernemingen, is dat eigenlijk niet zo moeilijk. Gaan we verder op de analogie van Peppol als postbode, dan moet je gewoon een brievenbus plaatsen. Die brievenbus is dan jouw aansluiting op Peppol. Je facturen vertrekken dan daaruit en komen daarin aan. Indien gewenst, is er zelfs de mogelijkheid om twee verschillende postbussen te plaatsen: een postbus voor de aankoopfacturen & een andere postbus voor de verkoopfacturen.

Verwerkt VGD jouw administratie op vandaag (lees: bezorg jij de facturen aan VGD), dan zorgt jouw VGD-adviseur ervoor dat het in orde komt. Je krijgt in dat geval een e-mail die je uitnodigt om aan te sluiten op My VGD Connect, waarna je de registratie op Peppol binnen twee clicks in orde kan brengen. We versturen vanaf dan ook al onze facturatie naar jou via Peppol, waarna je die makkelijk kan raadplegen en vlot betalen via de app.

Voor sommige ondernemingen, en dan vooral die met complexere facturatieflows (die bijvoorbeeld via een ERP-pakket verlopen), kan de aansluiting op Peppol moeizamer verlopen. Een oplossing op maat is dan aangewezen. Heb je daarbij hulp nodig, neem dan zeker contact op met onze experten: ze bouwen samen met jou aan een oplossing op maat van jouw specifieke facturatieflow. Wacht dus zeker niet langer met je aansluiting op Peppol, zo heb je nog voldoende tijd om al dan niet een oplossing op maat te vinden.

Wat moet ik doen nadat ik aangesloten ben op Peppol?  #

Als je klaar bent om facturen te ontvangen en versturen via Peppol, dan kan je je hele facturatieflow daarop baseren. Zo kan je de tool die je gebruikt voor Peppol – de brievenbus uit het bovenstaande voorbeeld – ook als archief gebruiken. Al je facturen zullen daar dan makkelijk beschikbaar zijn om te raadplegen. Daardoor:

• Verlies je nooit meer een factuur.
• Kan je een bevestiging krijgen dat je factuur bij je klant is aangekomen.
• Kan je facturen automatisch laten doorsturen naar je accountant om in te boeken.
• Kan je makkelijker opvolgen welke facturen nog openstaan.
• Kan je makkelijker je aankoopfacturen betalen.

Heb je nog vragen over Peppol?  #

Of heb je nood aan een accountant die ervoor zorgt dat je niet alleen klaar bent voor de verplichting, maar de kans ook aangrijpt om je facturatieflow te verbeteren? Neem dan zeker contact op met onze experten!

Wil je altijd op de hoogte blijven van het laatste nieuws rond Peppol? Schrijf je dan zeker in voor onze wekelijkse nieuwsbrief. De komende weken kan je in elke editie alvast één veelgestelde vraag rond Peppol lezen, en ook daarna blijven we je voorzien van de beste updates voor jouw onderneming.