Goed beleid: de juiste juridische afspraken voor de toekomst

1. Vertrek vanuit het grote geheel  #

Wanneer je samen met iemand anders onderneemt, spelen er onvermijdelijk verschillende belangen. Onze juridische experten starten dan ook steevast van het grote geheel. “De eerste vraag is altijd: vanuit welk insteek start je en waar wil je naartoe?”, vertelt Charlotte. “Komt de volgende generatie mee aan boord? Gaan jullie als vrienden samen een succesverhaal uitbouwen? Afhankelijk daarvan zoeken we samen een juridische structuur op maat.”

“Zeker in familiale ondernemingen is het belang van de vennootschapsgroep vaak nauw verweven met de familiale dynamiek”, vult Nathalie aan. “Het is dan des te belangrijker om vanuit de verschillende visies een bedrijfsstructuur op te zetten waarin ieders rol duidelijk is.”

2. Koppel de juiste vragen aan het geheel  #

“We proberen dat geheel altijd in het oog te houden door meteen de juiste vragen te durven stellen en de mogelijke pijnpunten te benoemen,” zegt Nathalie. “Wie mag aandeelhouder worden? Wie mag toetreden tot het bestuur? Zullen daarvoor bepaalde voorwaarden gelden? Hoe zien we de toekomst: willen we bijvoorbeeld de onderneming familiaal houden?”

Die gesprekken zijn cruciaal om de juiste afspraken vast te leggen in juridische documenten, gaande van een aandeelhoudersovereenkomst waarin afspraken met betrekking tot aandelenoverdracht en bestuur worden vastgelegd tot een familiaal charter waarin visie, bedrijfswaarden en normen worden uitgewerkt.

3. Motiveer zonder de controle te verliezen  #

Ook incentivering is in dit kader een terugkerend thema. Zeker bij groeiende ondernemingen komt vroeg of laat de vraag: hoe houden we onze key people gemotiveerd? “Bij groeiende ondernemingen zie je vaak dat de aandeelhouders hun management willen laten participeren,” legt Charlotte uit. “Ze willen hen belonen en incentiveren om aan boord te blijven door aandelen of opties toe te kennen, bij voorkeur op een manier die naast juridisch sluitend ook fiscaal interessant is.”

Ook die scenario’s vragen om heldere afspraken. “Wat gebeurt er als iemand uitvalt of vertrekt?” zegt Nathalie. “Dan komen opties in beeld die bepalen onder welke voorwaarden iemand zijn aandelen al dan niet mag behouden of moet/mag overdragen. Die voorwaarden en de daaraan verbonden prijsmechanismen moeten haarscherp zijn. Want zeker bij niet-familiale vennootschappen is de instap als aandeelhouder voornamelijk gebaseerd op de actieve bijdrage die aan de onderneming wordt geleverd en de daaruit voortvloeiende waardecreatie.”

4. Begin er tijdig aan  #

Veel ondernemers schuiven dit soort gesprekken voor zich uit. Zolang alles goed gaat, voelt nadenken over doemscenario's onnodig. Charlotte en Nathalie herkennen dat patroon maar al te goed. “Ik vergelijk het graag met een huwelijkscontract”, vertelt Nathalie. “Hopelijk blijft het gewoon stof vergaren, maar als het toch slecht gaat, kan je er tenminste op terugvallen. Zo beland je niet in een impasse of conflict.”

"Je moet daarom tijdig durven nadenken over scenario's waarin het misloopt," zegt Charlotte. "Wat als iemand langdurig ziek wordt? Wat als de aandeelhouders uit elkaar groeien? Moeilijke gesprekken, maar je voorkomt er veel miserie achteraf mee."

5. Durf het gesprek open te voeren  #

Charlotte en Nathalie zien het telkens opnieuw: wie tijdig praat en duidelijke afspraken maakt, legt een stevige basis voor een duurzaam bedrijf. "Of het nu gaat om het motiveren van personeel of de onderneming overdragen naar de volgende generatie: alles begint met transparantie, open communicatie en vertrouwen," aldus Charlotte.

"Durf de discussie te voeren, voor er iets misloopt", sluit Nathalie af. "En als je er als bestuurder of aandeelhouder zelf niet goed raad mee weet, kijk dan gerust in de richting van een expert om daarin bemiddelend tussen te komen."

Hoe ondersteunen wij ondernemers met deze afspraken?  #

Bij VGD werken we vaak met een voorbereidende sessie of workshop waarin we samen met de juiste stakeholders de belangen en heikele punten in kaart brengen. Pas daarna maken we effectief de ontwerpdocumenten op.

"Spreken vanuit de eenvoud van bepaalde concepten helpt om onze klanten en het debat scherp te houden”, legt Charlotte uit. "De vertaalslag naar de juiste juridische formulering komt pas daarna. Daar hoef je als adviseur je klant niet te veel mee te belasten."

Daarnaast kunnen we binnen VGD snel schakelen met collega's uit andere domeinen. "Een vraag aan een van onze collega’s is vaak een trigger voor aandeelhouders om bijkomende vragen te stellen over de toekomst van hun onderneming", vertelt Nathalie, "en zo groeit het besef dat goede afspraken nodig zijn."