E-facturatie en Peppol: wat moeten ondernemers doen?
E-facturatie is een hot topic. Niet enkel bij politici, accountants en fiscalisten, maar ook bij Vlaamse ondernemers. E-facturatie wordt vanaf 1 januari 2026 namelijk verplicht tussen Belgische btw-plichtigen. Geen idee wat het is, of bezorgd om wat je moet doen? We leggen het graag voor je uit en zorgen voor een oplossing op maat van je onderneming.
Wat is e-facturatie? #
E-facturatie staat voor elektronische facturatie. Concreet betekent dit dat de aankoop- en verkoopfacturen elektronisch opgemaakt, verzonden en ontvangen worden. Dit is op vandaag onder meer het geval voor een PDF die via mail wordt verzonden. Vanaf 1 januari 2026 zal niet alle facturatie die elektronisch wordt opgemaakt en verzonden automatisch nog als e-facturatie kunnen worden aangemerkt. E-facturatie omvat dan de B2B-facturatie die onder het juiste bestandsformaat (volgens het UBL-schema, waarbij UBL staat voor Universal Business Language) opgemaakt en verzonden moet worden vanuit jouw facturatiepakket. Omdat ze in een specifiek bestandsformaat staat, kunnen je facturen 1 op 1 - zonder risico op translatiefouten - uitgelezen worden door bijvoorbeeld het boekhoudpakket van de ontvanger.
Wat is de rol van Peppol in dit verhaal? #
Peppol (Pan-European Public Procurement On-line) is het netwerk dat gebruikt wordt om deze facturen te verzenden en ontvangen. Het is een beveiligd netwerk dat dient om ondernemingen in Europa (en enkele landen daarbuiten zoals Canada of Japan) digitaal facturen te laten verzenden of ontvangen. Je moet je onderneming (laten) registreren op het Peppolnetwerk om er gebruik van te kunnen maken. Om die registratie te voltooien en e-facturen te versturen en ontvangen, moet je gebruikmaken van een ‘access point’, veelal een facturatie- of boekhoudprogramma.
Voor wie is e-facturatie verplicht? #
Alle Belgische ondernemingen met een BTW-nummer zullen vanaf 1 januari 2026 verplicht gebruik moeten maken van e-facturatie als de onderneming, op grond van de btw-wetgeving, de verplichting heeft om een factuur op te maken/uit te reiken aan de medecontractant (B2B) met betrekking tot de verrichte handeling in België.
Hoe moet ik mijn onderneming voorbereiden? #
Afhankelijk van je onderneming, je facturatie- en boekhoudingsprocessen zijn er verschillende oplossingen mogelijk. Dankzij onze jarenlange kennis op vlak van digitalisering en automatisering, kunnen onze experten een oplossing op maat van elke onderneming uitwerken. Bijvoorbeeld:
1. Je stuurt en ontvangt facturen als bijlage in een e-mail.
Heb je nog geen boekhoud- of facturatiepakket, maar maak je je facturen in een document dat je dan per mail verstuurt? Geen probleem: hoe simpel of ingewikkeld je verkoop- of aankoopflow ook is, VGD heeft een oplossing die zorgt dat je Peppol-compliant bent.
2. Je hebt een eigen facturatiepakket en je boekhouding wordt extern gedaan.
Gebruik je software of een tool om (automatisch) je facturen op te stellen en wordt je boekhouding extern gedaan? Ook daarvoor hebben we een oplossing die werkt met jouw facturatiepakket.
3. Je hebt een eigen ERP-systeem.
Heb je een eigen ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) voor je volledige facturatie, boekhouding en meer? Onze experten voorzien een oplossing op maat die niet alleen werkt binnen je ERP-systeem, maar ook nog eens je processen volgt of zelfs verbetert.
Wil je meer weten over hoe jouw onderneming kan voldoen aan de e-facturatieplicht? Ontdek alles wat je moet weten en hoe wij je kunnen helpen via Peppol en e-facturatie.
Heb je de oplossing voor jouw onderneming niet gevonden en heb je nog vragen? Neem contact op met één van onze experten en we zorgen dat het in orde komt.
Interessante inzichten en adviezen
Alle inzichten
Cashflowplanning: cruciaal voor toekomstgericht ondernemen
Cash is king blijft een klassiek en beproefd advies binnen de ondernemerswereld. Een gezonde hoeveelheid liquide middelen is van levensbelang voor het doen van investeringen, het aankopen van voorraden en het tijdig betalen van personeel. Een goed uitgewerkte cashflowplanning is dan ook onmisbaar. Ann Aernouts en Jens De Backer, beiden Accountancy-experten bij VGD, delen hun inzichten om ervoor te zorgen dat je als ondernemer altijd voldoende cash beschikbaar hebt.
Zo geef je fiscaalvriendelijk een geschenk aan je medewerkers
Veel ondernemers geven hun medewerkers een geschenk voor speciale gelegenheden zoals Kerstmis of verjaardagen. Hou daarbij echter rekening met de geldende fiscale regels. Anders loop je niet alleen een fiscaal voordeel mis, maar loop je het risico dat het geschenk gezien wordt als loon en ook zo belast wordt.
Ontvang ons advies in je mailbox!
VGD doet er alles aan om je privacy te beschermen en te respecteren. Door op 'ik schrijf me in' te klikken, ga je ermee akkoord dat we de hierboven ingediende persoonlijke informatie kunnen opslaan en verwerken om de gevraagde inhoud te verstrekken.