De zeven meest gestelde vragen over Peppol beantwoord!

1. Voor welke processen is Peppol vanaf 2026 verplicht? #

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtigen hun verkoop- én aankoopfacturen in Peppol-formaat kunnen versturen én ontvangen. Vooral het feit dat aankoopfacturen ook verplicht zijn, weten veel ondernemers niet. Een recent KB bevestigt dat je ook een boete krijgt als je geen elektronische facturen kan ontvangen.

Wanneer al je binnenlandse facturen ontvangen worden in een digitale brievenbus, kan je meteen ook instellen dat ze automatisch doorgestuurd worden naar je accountant. Dat zorgt niet alleen voor een vlottere verwerking van de facturen, maar ook voor een betere communicatie met je accountant – en dus ook beter advies.

2. Wanneer wordt Peppol de standaard voor Europese B2B-facturen? #

De EU-hervorming VAT in the Digital Age (ViDA) legt vast dat vanaf juli 2030 alle grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU als gestructureerde e-factuur moeten verlopen. Zit je klant of leverancier in een ander Europees land, dan is hij of zij misschien nog niet aangesloten op Peppol. Tot en met juli 2030 zal je in dat geval kunnen vragen of je klant of leverancier ook aangesloten is op Peppol. Veel facturatiesoftware doet dit automatisch. Zijn ze niet aangesloten, dan zal je nog een ‘gewone’ factuur moeten verzenden of ontvangen.

Let wel: veel Europese landen, zoals Nederland en Frankrijk, voeren de verplichtingal vroeger in. In Frankrijk is het bijvoorbeeld vanaf september 2026 verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen.

3. Is een pdf nog geldig als e-factuur? #

Een pdf mist de verplichte, machineleesbare datapakketstructuur (EN 16931) en is dus geen geldige e-factuur. Verstuur je na 1 januari 2026 nog pdf’s voor binnenlandse B2B-facturen, dan riskeer je een boete.

4. Kan ik verschillende access points kiezen voor aan- en verkoopfacturen? #

Je kan voor verkoopfacturen per activiteit of entiteit meerdere Peppol-access points koppelen — senders, receivers of beide — zolang je de adressen correct beheert in de Peppol-registers (SML/SMP). Dat is handig als je bijvoorbeeld een aparte workflow voor je webshop en fysieke winkel wil.

5. Kan ik aparte access points kiezen voor aan- en verkoopfacturen? #

Verschillende access points gebruiken voor je aan- en verkoopflow is zeker mogelijk. My VGD Connect kan je bijvoorbeeld voor beide (of een van de twee) gebruiken. Veel kmo’s gebruiken één provider om uitgaande facturen te versturen en een andere om inkomende facturen automatisch in de boekhouding te boeken. Let erop dat er maar één access point als officiële “ontvangst-hub” in het Peppol-register kan staan.

6. Welke boetes zijn er als je niet aangesloten bent op Peppol?  #

Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 introduceert een oplopende niet-proportionele boete voor bedrijven die technisch niet in staat zijn om Peppol-facturen te verzenden of te ontvangen:

Goed om te weten: de eerste vaststelling geldt als waarschuwing. De volgende inbreuk kan pas in het volgende kwartaal geconstateerd worden. Daardoor krijg je na een waarschuwing voldoende tijd om het alsnog in orde te brengen.

7. Wat is mijn Peppol-ID en waar kan ik die terugvinden? #

Een Peppol-ID is het nummer waarmee je geïdentificeerd kan worden op het Peppol-netwerk. Een Peppol-ID bestaat uit twee delen:

1. Een Scheme ID die als prefix wordt gebruikt. Deze viercijferige code identificeert waarop je identificatienummer gebaseerd is. Zo betekent het voorzetsel 9925 dat jouw Belgisch btw-nummer als basis gebruikt wordt. 0208 wijst dan weer op je KBO-nummer en 0088 op een Global Location Number.

2. Een Participant ID die uniek is en wijst op jouw organisatie zelf. Dat wordt voorafgegaan door een landcode, die voor België bijvoorbeeld 'BE' is.

Waar kan je je Peppol-ID terugvinden? #

Je Peppol-ID kan je opzoeken via deze link. Geef simpelweg je btw-nummer in (zonder punten) en je krijgt jouw Peppol-ID als antwoord. Handig om te weten: dit werkt voor alle Belgische btw-nummers. Vraag je je dus af of je klant of leverancier ook aangesloten is op Peppol, dan kan je hun Peppol-ID opzoeken via deze methode.

Peppol is dus niet zomaar een buzzword meer, maar een harde realiteit. Door nu al je facturatiesoftware, interne processen en access-pointkeuze af te stemmen, voorkom je boetes én dubbel werk in 2026. Bovendien ben je dan meteen klaar voor de Europese stap in 2030.

Nog niet klaar voor Peppol? Wacht niet tot de deadline in zicht is. Neem vandaag nog contact op met een van onze experten en zet je e-facturatie op automatische piloot.