Hoe kan jij je ondernemingsprocessen optimaliseren?

Wat is een functionele analyse precies? #

Een functionele analyse is een gestructureerde methode die operationele en financieel transactionele processen  binnen je onderneming in kaart brengt. Zo kijkt een functionele analyse bijvoorbeeld hoe een stockbeweging (een operationeel proces) een effect heeft op de waardering in je boekhouding (een financieel transactioneel proces). Omdat elk operationeel proces uiteindelijk uitmondt in een financieel transactioneel proces, is dit cruciaal.

Bij een functionele analyse nemen we eerst de tijd om je businessstrategie, financiële werking en primaire processen (de processen die je hoofdactiviteit stuwen) goed te begrijpen. Alleen vanuit een holistische kijk kunnen we je processen correct kaderen in functie van je bedrijfsdoelen. Afhankelijk van je noden analyseren we daarna een specifiek proces, of nemen we je volledige bedrijfsvoering onder de loep.

Tijdens de analyse:

• Onderzoeken we hoe de processen vandaag lopen, van begin tot einde.

• Brengen we in kaart wie verantwoordelijk is voor welke stappen van het proces.

• Bekijken we welke interne controles er (moeten) gebeuren.

• Identificeren we kritische masterdata.

• Kijken we naar de stromen van informatie en acties, zowel manueel als digitaal.

• Brengen we de interactie tussen operations en finance naar boven.

We verbinden processen met elkaar, duiden afhankelijkheden aan en tonen waar frictie ontstaat. Al die informatie bundelen we dan tot een helder overzicht: een visuele “as is”-weergave van jouw ecosystemen en processen. 

Van as is naar to be - situatie #

Dat overzicht gebruiken we als basis voor een sparringsmoment waarin we samen met jou de mogelijke optimalisaties bespreken. We gaan niet alleen door de pijnpunten, maar tonen je meteen ook mogelijke oplossingen. Denk daarbij aan het digitaliseren van handmatige stappen, het stroomlijnen van datastromen of het herverdelen van de verantwoordelijkheden. Die visualiseren we dan in een duidelijke “to be”-weergave, zodat je een helder beeld krijgt van je gewenste situatie en gericht kan optimaliseren.

Van functionele analyse naar prioriteiten #

Om ervoor te zorgen dat jij concreet aan de slag kan, helpen we je vervolgens ook met het stellen van prioriteiten. We bepalen samen met jou de must haves en nice to haves en vertalen die naar een roadmap met duidelijke milestones.  

Daarin identificeren we meteen ook de quick wins: kleine aanpassingen die je snel resultaat opleveren. Denk daarbij aan:

• Een efficiëntere goedkeuringsflow,

• Een snellere manier om facturen te verwerken via een pre-accountingtool of Peppol,

• Verrijking van je loonsbestanden met analytische bestanden,

• Een automatische doorstroming naar je sociaal secretariaat,

• Enz.

Deze roadmap kan je dan als vertrekpunt gebruiken voor een vervolgtraject, waar we je ondersteunen bij het implementeren van de voorgestelde verbeteringen. Denk daarbij aan zoeken naar de juiste software, opvolgen van het project of change management.

Waarom vertrek je daarvoor best vanuit een financiële insteek? #

Simpel: elk operationeel proces mondt uit in een financieel proces. In je hele onderneming zit geen enkele stroom die geen impact heeft op finance. Dat wil dus ook zeggen dat je vanuit je financiële gegevens je hele activiteit kan zien. Vanuit dat overzicht kunnen we dan optimalisaties spotten die (operationeel gezien) verdere aandacht verdienen.

Daarom is het ook cruciaal dat we de tijd nemen om je operationele processen te begrijpen. Alleen op die manier kun je zien waar die niet (voldoende) geïntegreerd zijn in het geheel en waar bijvoorbeeld data of goedkeuring onnodig blijft hangen.

Bots je elke maand weer tegen een traag proces? Of ben je op zoek naar operationele efficiëntie? Aarzel dan niet om contact op te nemen met ons CFO Services-team. Zij vertrekken vanuit een finance-oogpunt, waardoor ze je processen breder en diepgaander kunnen analyseren. Door hun holistische aanpak, waar ze je cijfers en de onderliggende financiële stromen begrijpen, kunnen ze pijnpunten blootleggen die vanuit een operationeel oogpunt vaak over het hoofd gezien worden