Office Assistant

Over de job #

Als Office Assistant maak je deel uit van het administratief team in kantoor Brugge. Je verzorgt het onthaal, bent het aanspreekpunt met betrekking tot kantoororganisatie en biedt ondersteuning aan jouw collega’s.

Wat je mag verwachten:

• Je wordt het gezicht van ons kantoor: je staat in voor het onthaal van onze bezoekers en verzorgt de permanentie van het kantoor.
• Je wordt de oren en de stem van ons kantoor: je neemt telefoontjes op en schakelt ze vlot door naar de juiste bestemming.
• Je wordt de handen van ons kantoor: je zorgt ervoor dat de inkomende en uitgaande post de juiste bestemmingen bereikt.
• Je wordt het geheugen van ons kantoor en zorgt ervoor dat kantoorbenodigdheden tijdig worden bijbesteld en volgt de stock op. Je bestelt catering voor vormingen of events en verzorgt de bestelling van drank voor het kantoor.
• Je wordt de organisator van het kantoor: volgt allerhande praktische zaken op m.b.t. het contact met leveranciers, de poetsploeg en onderhoudsdiensten. Je kunt hier snel en organisatorisch in schakelen. Ook maak je deel uit van het feestcomité. Hierin neem je de voorbereiding en uitwerking van de activiteiten op jou.
• Je ondersteunt het (lokale) accountancy team in verschillende administratieve taken. In dit kader vervul je de administratieve taken m.b.t. het indienen van aangiftes, aansluiten van klanten bij sociaal secretariaat/sociaal verzekeringsfonds, opvolgen van mandaten voor klanten, opvolgen van deadlines, bevestigen van UBO aangifte, etc.

Over jou #

Jij bent:

• Een zorgend en ondersteunend type dat graag collega’s ontlast en ervoor zorgt dat alles vlot verloopt.
• Proactief: je ziet werk liggen en neemt initiatief om zaken op te volgen.
• Nauwkeurig en gestructureerd: administratieve taken voer je zorgvuldig en foutloos uit, met oog voor detail.
• Betrouwbaar en verantwoordelijk: je zorgt ervoor dat deadlines gehaald worden en dat processen correct worden uitgevoerd.
• Een vlotte babbelaar die graag met verschillende mensen in contact komt.
• Een steunpilaar: je bent de rots in de branding voor de verschillende collega's en zorgt voor een georganiseerde manier van werken door de algemene werking van het kantoor te bewaken.

Over de voordelen #

Bij ons krijg je:

• Een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur op onze fijne, moderne werkplek in Brugge. 4/5^de is bespreekbaar met uitzondering van woensdag gezien kantoorpermanentie. Thuiswerk is niet mogelijk in deze rol.
• Eén team waar iedereen op gelijke voet staat, elkaar met de voornaam aanspreekt en gaat voor eenzelfde doel.
• De nodige begeleiding in de gebruikte systemen en methodieken. Hierdoor leer je de juiste basis.
• Een gevarieerd takenpakket met verantwoordelijkheid.
• Mogelijkheid om je verlof vrij in te plannen rekening houdend met elkaar en voorziene deadlines.
• Loon en erkenning naar werken.